Sala de juntas

1.1 Agenda sala de juntas

Con la finalidad de mantener el orden y control a la gestión del uso de la sala de juntas, es necesario que el personal realice la reservación del espacio.

El personal podrá solicitar el espacio mediante la agenda de Teams, al momento de agendar una sesión, deberá poner como invitado a Sala de juntas, en donde:

• "Sala de juntas" tiene capacidad máxima de 8 personas.

• "Sala de juntas 2" tiene capacidad máxima de 6 personas.

Cuando se mande la solicitud de reserva, Recepción deberá aprobar o rechazar dicha solicitud, con base a la disponibilidad del espacio (en un lapso no mayor a una hora)

¿Cómo aprobar o rechazar la solicitud de reserva de las salas de juntas?

Cuando el personal realiza la reserva de sala de juntas, Recepción recibe un mail con el asunto "RV: Agenda".

Recepción deberá hacer clic sobre el mail y realizar las siguientes acciones en determinados escenarios.

1. Cuando hay disponibilidad en sala de juntas: Seleccionar la flecha de la opción "Aceptar". Seleccionar la opción "Enviar respuesta ahora".

2. Cuando hay empalme en la agenda de las salas de juntas: Opción 1 Seleccionar la flecha de la opción "Provisional". Seleccionar la opción "Editar la respuesta antes de enviar". Mencionar que las salas de juntas están ocupadas; comentar quiénes están ocupando las salas de juntas, sugerir cambio de sala, cambio de horario. Opción 2 Seleccionar la flecha del ícono de reloj. Seleccionar la opción "Rechazar y proponer otra hora". Opción 3 Seleccionar el ícono de Teams. Seleccionar la opción "Chatear con ...." Hablar directamente por Teams con el personal que está solicitando reservar la sala de juntas, comentarle que hay un empalme con la reserva de alguien más.

Otra opción de reserva de las salas de juntas es haciéndolo directamente en recepción.

Recepción podrá hacer la reservación de la siguiente manera:

1. Abrir la aplicación Outlook.

2. En la parte izquierda de la aplicación seleccionar "Calendario".

3. Dentro de la sección de Calendario, se podrá observar la agenda de las salas de juntas.

   
4. Ubicarse en la sala de juntas que se desea reservar.

5. Seleccionar el tiempo que se desea reservar.

6. Ubicarse en la parte superior izquierda de la aplicación.

7. Hacer clic en "Nueva Cita".

8. Registrar los datos que solicita.

9. Seleccionar el botón "Enviar".

10. Listo, la sala se ha reservado.

¿Qué hacer si se empalma la agenda?

En caso de empalme de reuniones, es necesario:

• Jerarquizar la importancia del uso de la sala de juntas.

• Notificarle a la persona que hizo la reserva que hay un empalme en su solicitud con la de alguien más. Deberán llegar a un acuerdo del uso del espacio.

Es importante monitorear que los espacios sean utilizados conforme a las reservas. Considerar 5 minutos de tolerancia para "check in" y "check out". En caso de no presentarse y/o no avisar a Recepción el ajuste, la reserva se libera y se da la oportunidad a que alguien más haga uso del espacio.

¿Requerimientos para la reunión?

Cuando el personal de ibsolutions GROUP reserva el espacio de sala de juntas, Recepción deberá preguntar los requerimientos para la reunión:

• Coffee break.

• Snacks.

• Sin interrupciones.

• Juntar las salas de juntas (capacidad máxima de 14 personas)

• Sillas adicionales.

• O cualquier otro requerimiento.

Recepción anota los requerimientos en la reunión agendada de la siguiente manera:

Seleccionar el botón de los tres puntitos. Al desplegarse en menú, selecionar la opción "Responder". El mensaje deberá indicar todos los requerimientos que solicita la persona que está reservando la sala de juntas.

Recepción debe dar respuesta de reserva de sala de juntas en un lapso no mayor a 1 hora.

5 minutos de tolerancia para "check in" y "check out".

No se podrá hacer uso de la sala de juntas sin solicitud de reserva.

1.2 Inventario de las herramientas en la sala de juntas

Una vez reservada la sala de juntas, es importante que Recepción, antes y después de la reunión, revise el orden y limpieza del espacio.

Si la sala de juntas está sucia, Recepción deberá solicitar apoyo con el personal de Limpieza.

Cotejar con el inventario de sala de juntas las herramientas del espacio:

• 2 plumas azules.

• 2 plumas negras.

• 1 pluma roja.

• 2 lápices.

• 1 bloque de hojas membretadas.

• 1 control de televisión

• 1 control de ventilador

• 1 control de Chrome Cast

• 1 botón para solicitar servicio de cocina.

• Cantidad de cables de conexión. 1 HDMI entrada tipo C. 1 HDMI entrada HDMI. 1 HDMI entrada mini DP. 1 Cable de red.

• 6 sillas en la Sala de Juntas 2.

• 8 sillas en la Sala de Juntas.

• 1 bocina/speaker.

• Teclado.

Si el inventario no cuadra, se deberá reportar al gerente de Desarrollo Organizacional notificando los faltantes.

Antes y después de la reunión, revisar el orden y limpieza del espacio.

1.3 ¿Qué hacer si hay problemas técnicos en la sala de juntas?

Recepción debe realizar primera asistencia, si el prolema no se resuelve con los pasos a seguir desarrollados a continuación, contactar al personal de Sistemas.

Problemas de conexión a internet.

Recepción

1. Verificar que el cable de red esté conectado.

   
2. Si el problema no se resuelve, contacta al personal de Sistemas.

Problemas de conexión a reunión (Teams / Zoom)

Recepción

1. Verificar la conexión a internet.

2. Verificar que el usuario esté escrito correctamente.

3. Si el problema no se resuelve, contacta al personal de Sistemas.

Problemas con audio.

Recepción

1. Verificar que el audio esté activado.

2. Verificar que esté seleccionado el audio de la bocina.

   

   
3. Si el problema no se resuelve, contacta al personal de Sistemas.

Problemas con la bocina.

Recepción

1. Verificar que la bocina esté conectada.

   

   
2. Si el problema no se resuelve, contacta al personal de Sistemas.

Problemas para proyectar.

Recepción

a) Desde Teams

1. Verificar que la televisión se encuentre en el input HDMI2.

2. Verificar llamada a Sala de juntas activa.

3. Seleccionar la opción "Comparte" desde la llamada de Teams a Sala de juntas.

4. Si el problema no se resuelve, contacta al personal de Sistemas.

b) Desde Chrome.

1. Verificar la conexión a la red INVITADOS IBS.

2. Verificar que la televisión se encuentre en el input HDMI4.

3. En caso de estar en la "Sala de juntas 2", verificar que esté encendido el Chrome Cast.

4. Si el problema no se resuelve, contacta al personal de Sistemas.

c) Desde cable HDMI.

1. Verificar que esté bien conectado el cable HDMI del escritorio.

2. Verificar que la televisión se encuentre en el input HDMI1.

3. Verificar que la laptop esté proyectando.

4. Si el problema no se resuelve, contacta al personal de Sistemas.